Dal notiziario online Informazione Fiscale, un utile focus sui Registri contabili elettronici: in base alle regole attualmente in vigore non c’è obbligo di stampa fino al terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi. Fanno eccezione solo i casi in cui gli organi di controllo richiedono la documentazione in formato cartaceo. Nel frattempo, però, è necessario rispettare le norme relative alla conservazione digitale dei documenti.
In ujna apposita Risoluzione l’Agenzia delle Entrate ha illustrato le regole da seguire per la tenuta dei registri contabili elettronici, alla luce delle diverse modifiche approvate nel tempo.
Si richiama, prima di tutto, l’articolo 7, comma 4-quater, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 così come rivisto dal Decreto Crescita, in cui si legge:
“La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
In linea generale fino al terzo mese, sesto solo per il 2019, successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, il formato cartaceo è necessario solo su richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica.
Sottolineando la necessità di distinguere tra tenuta e conservazione, concetti collegati ma differenti, l’Agenzia delle Entrate poi ribadisce quali sono le regole da seguire per la conservazione dei registri contabili elettronici anche in tutto il periodo che precede l’obbligo di stampa.
In primis, i registri contabili devono essere caratterizzati dall’immodificabilità, dall’integrità, dall’autenticità e dalla leggibilità.
La conservazione deve rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie che riguardano la corretta tenuta della contabilità.
Il sistema deve permettere la ricerca e l’estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, nel caso in cui questo genere di dati siano obbligatoriamente previsti.
Il processo deve terminare con l’apposizione di una marca temporale da parte di terzi sul pacchetto di archiviazione.